martes, 6 de septiembre de 2011

Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadotes y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

Actividades que realizar un Sistema de Información:

Entradas:

· Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

· Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

· Facturas (interfase automático).

· Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

· Cálculo de antigüedad de saldos.

· Cálculo de intereses moratorios.

· Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

· Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

· Catálogo de clientes.

· Facturas.

Salidas:

· Reporte de pagos.

· Estados de cuenta.

· Pólizas contables (interfase automática)

· Consultas de saldos en pantalla de una Terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Actividades que realizar un Sistema de Información:

Entradas:

· Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

· Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

· Facturas (interfase automático).

· Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

· Cálculo de antigüedad de saldos.

· Cálculo de intereses moratorios.

· Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

· Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

· Catálogo de clientes.

· Facturas.

Salidas:

· Reporte de pagos.

· Estados de cuenta.

· Pólizas contables (interfase automática)

· Consultas de saldos en pantalla de una Terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

domingo, 27 de febrero de 2011

Términos En Relación Con Documentación Administrativa.

Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características

3.  Contrato.-   Acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas

4.-  Facturas.- Son documentos tributarios que los comerciantes envían usualmente a otro comerciante, con el detalle de la mercadería vendida, su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta y, si correspondiera, ..

5.- El Memorandum.- Del latín “Cosa que debe recordarse
Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más

6.- El Oficio: Es un escrito para notificar, citar o denegar algo.

7.- Documentos.- Es un escrito que presenta datos susceptibles del ser utilizados para comprobar algo.
Redacción de un Documento.- Es preciso adecuarse a la situación comunicativa (saber a quien nos dirigimos, la redacción que hay entre el emisor y el receptor, grado de formalidad adecuado, tener claro lo que se va a decir o contenido del escrito y su propósito y respetar el formato característico de cada documento.
       Elementos del Documento.- Consta de tres partes: Parte Superior o Encabezado, Parte Central o Cuerpo y Parte Inferior o Pie


  8.- Certificado.- Comprobación de hechos por una institución.

9-  Currículum.- Exposición sobre la vida, preparación y profesión que sirve   para solicitar un empleo o etc..

10.- Archivo.- Es una colección de información localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

11.- Oficio.-:El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial; comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones publicas

12. -     Estado de Cuenta.- Estado financiero que muestra los activos, obligaciones, utilidades netas de una compañía en determinado momento.

13.     Carta.- Escrito, generalmente cerrado, que se envía a una persona para comunicarle

14.-  Carta comercial.- La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

15. Presupuesto.- Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

16. Cotizacion.- Acción o efecto de cotizar (Poner precio a algo) el termino suele usarse para nombrar al documento que informa o establece el valor de productos o servicios

17.-   Nota de Remisión.- es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

18.-  Acta Notarial.- Es la constancia de lo tratado en una reunión tiene que hacerse ante un notario para que pueda ser notarial

19.  Informe.- En este escrito se habla sobre la situación de personas, situaciones o hechos que se pueden dar también dentro de una empresa.

20 .-Correspondencia.- La palabra se deriva del latín charta y significa papel escrito, que se manda a una persona para darle cuenta de algo

sábado, 26 de febrero de 2011

Técnicas de Correspondencia

Tipos de correspondencia I

EL OFICIO

Es un documento de comunicación escrita, expuesto ampliamente y de carácter oficial, estructurado en una introducción, contenido y cierre.

De acuerdo al Art. 28 de la Ley de Símbolos Patrios, Capítulo VIII, Decreto Legislativo No. 115, toda correspondencia OFICIAL llevará el lema DIOS UNIÓN LIBERTAD, escrito con mayúsculas y sin comas que separen las palabras.

A esta norma se exceptúa la correspondencia dirigida a empresarios, organizaciones gremiales, instituciones de carácter privado; funcionarios o personas particulares se diferencian del anterior lineamiento únicamente en que NO llevarán el lema:

DIOS UNIÓN LIBERTAD.

Toda carta OFICIAL se elaborará en papel membretado del Ministerio o de la Dependencia que emite el documento, en tamaño 8½" x 11", en estilo Semibloque.

Cuando el Oficio va dirigido a los Señores Presidentes o Vicepresidentes, Ministros o Viceministros de Estado, en el margen inferior izquierdo posterior a la firma y antes de las iniciales, se deberá escribir con mayúsculas sostenidas (en negrita) según sea el caso la frase:

AL SEÑOR MINISTRO DE .....
ING. ...
E.S.D.O.

EL MEMORÁNDO

Es un modelo de comunicación escrita de uso exclusivamente interno a la institución o empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos o entre funcionarios con similar jerarquía.

Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la información, para remisiones, solicitudes, instrucciones o disposiciones; comunicaciones extensas como informes; etc. Preferiblemente el Memorando no debe exceder de una página.

Los cargos del destinatario, remitente y de quienes reciben copia, se escribirán debajo del nombre según corresponda.

La firma de quien remite irá en el margen superior derecho, al lado del nombre.

No se utilizarán líneas, puntos u otro adorno tipográfico para separar el bloque de texto con el bloque donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha

Los nombres y cargos de quienes recibirán copia (c.c.), irán al margen inferior izquierdo, con letra tamaño 9, antes de las iniciales de quien firma, ordena y elabora la nota.

LAS CIRCULARES

Son escritos de carácter oficial o administrativo que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre leyes, instrucciones o disposiciones, cambios en una institución o empresa (cambio de dirección, disolución-suspensión de una firma, fundación de una nueva empresa, condiciones de contratos, etc.)

Son disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, como expresión concreta de las relaciones jerárquicas y de las potestades administrativa que las leyes le confieren.

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige a un círculo de personas muy limitado y cerrado (funcionarios de una institución o accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo texto de circular, sin variar el contenido.

EL INSTRUCTIVO

Es un documento que tiene por objeto orientar en detalle para llevar a cabo determinadas actividades, estableciendo normas a seguir, tiene validez para un período de tiempo determinado.

Conjunto de disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, que regula un determinado proceso y desarrollo de actividades, que son de cumplimiento para el funcionario y empleado aduanero, el cual deberá ser divulgado hacia terceros para su conocimiento y aplicación en lo que corresponda.

SOLICITUD

Es un escrito por medio del cual una persona se dirige a otra (de igual o superior jerarquía), para exponerle cualquier problema o situación de carácter oficial o personal.